Privacyverklaring PitBook

Laatst bijgewerkt: 28 juli 2026

Deze privacyverklaring is gebaseerd op de privacyverklaring van Fjild Software en aangevuld voor PitBook.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Fjild Software, gevestigd aan Zwarteweg 7, Koudum, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Fjild Software staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 78121930 en heeft btw-identificatienummer NL003294336B69.

Voor privacyvragen over PitBook kun je contact opnemen via info@pitbook.nl.

2. Waarop is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor de website pitbook.nl, de PitBook-app, accounts, workspaces, support, e-mailcommunicatie, imports, media, AI-functionaliteit, abonnementen en administratieve verwerking rondom PitBook.

Wanneer Fjild Software namens een zakelijke klant persoonsgegevens verwerkt binnen PitBook, kunnen daarnaast afspraken uit een verwerkersovereenkomst gelden.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je gebruik van PitBook kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, e-mailadres, wachtwoordhash, accountinstellingen en verificatiestatus;
• workspacegegevens, rollen, toegangsrechten en gebruikersactiviteit;
• recepten, ingredienten, stappen, tags, categorieen, collecties, notities en cook sessions;
• foto's, afbeeldingen, PDF's, links, YouTube- of mediaverwijzingen en importbestanden;
• AI-importresultaten, AI-status, gebruikte credits, model, provider, duur en timestamp;
• feedback, supportberichten en correspondentie;
• abonnementsstatus, plan, betaalstatus, steunbijdragen, opslaggebruik, uploadlimieten en administratieve gegevens;
• technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens, apparaatgegevens, sessiegegevens en logbestanden.

Wij slaan geen prompts op in AI-usage-logging, tenzij dit later uitdrukkelijk anders wordt vermeld en juridisch is beoordeeld.

4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• het aanmaken en beveiligen van accounts;
• e-mailverificatie en wachtwoordreset;
• het leveren van PitBook-functionaliteit;
• het opslaan en tonen van recepten, media, imports en cook sessions;
• het uitvoeren, beperken en loggen van AI-functionaliteit;
• het beheren van AI-maandlimieten, opslaglimieten, uploadlimieten, proefperiodes en abonnementen;
• het verwerken, administreren en tonen van geaggregeerde totalen van vrijwillige steunbijdragen;
• support, feedback en communicatie;
• beveiliging, misbruikpreventie, logging en foutanalyse;
• administratie, facturatie, fiscale verplichtingen en wettelijke verplichtingen;
• verbetering van PitBook.

De grondslagen zijn uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang en, waar nodig, toestemming.

5. Uploads, afbeeldingen en gebruikerscontent

Content die je uploadt of invoert in PitBook kan persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld namen in notities, foto's waarop personen zichtbaar zijn, of gegevens in scans en PDF's.

Je bent zelf verantwoordelijk voor de inhoud van je uploads en voor het voorkomen dat je onnodig persoonsgegevens van anderen verwerkt. PitBook verwerkt deze content om de dienst te leveren, media te tonen, imports te beheren en functies zoals AI-analyse mogelijk te maken.

PitBook kan metadata over uploads verwerken, zoals bestandstype, bestandsgrootte, opslaglocatie, gekoppelde workspace, gekoppeld recept of sessie, aanmaakdatum en verwijderstatus. Deze gegevens worden gebruikt om uploads te tonen, opslaglimieten te bewaken, misbruik te voorkomen, support te leveren, beveiliging te controleren en back-ups of herstel mogelijk te maken.

Afbeeldingen kunnen technisch worden geoptimaliseerd, gecomprimeerd, geconverteerd of verkleind. Daardoor kan het originele bestand worden vervangen door een kleinere of technisch geschiktere versie. Dit gebeurt om de dienst betrouwbaar, snel, veilig en betaalbaar te houden.

6. AI-verwerking

PitBook kan AI-modellen gebruiken om content te analyseren, te structureren of voorstellen te maken. Daarbij kan content uit recepten, media, PDF's, links of importjobs tijdelijk worden aangeboden aan een externe AI-dienstverlener.

Wij beperken AI-verwerking tot wat nodig is voor de gevraagde functionaliteit. AI-usage-logging bevat gebruiker, tenant/workspace, gebruikte credits, model, timestamp, duur en provider, maar niet de prompt.

Als externe AI-dienstverleners persoonsgegevens verwerken, zorgen wij voor passende afspraken en waarborgen.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Account- en workspacegegevens bewaren wij zolang het account of de workspace actief is. Administratieve gegevens bewaren wij volgens fiscale bewaartermijnen. Technische logs bewaren wij zo kort mogelijk, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging, onderzoek naar misbruik of wettelijke verplichtingen.

PitBook kan inactieve workspaces na 90 dagen inactiviteit verwijderen of anonimiseren, nadat vooraf redelijke e-mailnotificaties zijn verzonden. Back-ups kunnen gegevens nog tijdelijk bevatten totdat reguliere back-upcycli zijn verlopen.

Wanneer gebruikers media of uploads verwijderen, kunnen de bijbehorende bestanden nog tijdelijk aanwezig blijven in back-ups, technische herstelkopieen, logs of verwijderwachtrijen totdat reguliere bewaartermijnen en back-upcycli zijn verlopen.

8. Verwerkers en derden

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering, beveiliging of wettelijke verplichtingen. Denk aan hosting, e-mail, domeinbeheer, betalingsverwerking, boekhouding, monitoring, supporttools en AI-dienstverleners.

Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken sluiten wij passende verwerkersafspraken.

Voor betalingen, abonnementen en vrijwillige eenmalige steunbijdragen kan PitBook betaalgegevens verwerken zoals bedrag, valuta, status, datum, gekoppelde gebruiker en betaalreferentie van de betaalprovider. PitBook toont publieke steuninformatie alleen geaggregeerd, bijvoorbeeld als totaalbedrag of totaalaantal bijdragen.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als een leverancier of AI-dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals modelcontractbepalingen of een ander toegestaan doorgiftemechanisme onder de AVG.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Voorbeelden zijn HTTPS, toegangsbeperking, HTTP-only sessiecookies, CSRF-bescherming, logging, back-ups, zorgvuldig accountbeheer, updates, opslaglimieten, uploadcontroles en maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

PitBook gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken voor login, sessiebeheer, beveiliging en CSRF-bescherming. Meer informatie staat in de cookieverklaring.

Als wij later analytics of marketingcookies gebruiken, passen wij onze informatie aan en vragen wij toestemming waar dat nodig is.

12. Jouw rechten

Je hebt onder de AVG recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming.

Stuur je verzoek naar info@pitbook.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

13. Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer PitBook, onze dienstverlening, AI-functionaliteit, betaalfunctionaliteit of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat altijd in de juridische documentatie en, zodra gepubliceerd, op de website.